Carlos Martinez Architekten

Smart Work mit Microsoft Teams

«Jedes Projekt braucht ein schlüssiges Konzept. Die übergeordnete, gestalterische Idee entsteht aus der Symbiose von Funktion und Form, den Bedingungen des Ortes und den Bedürfnissen der Aufgabe, des Kunden.» so steht es auf der Website der Carlos Martinez Architekten geschrieben. Auch die Ascano Informatik AG orientiert sich bei jedem Projekt an einem klaren Konzept. Vielleicht ist das ein Grund, weshalb die Zusammenarbeit zwischen diesen beiden Unternehmen seit Jahren so gut funktioniert?

Herausforderungen in der Informatik

Die Integration von Microsoft Teams in eine Mac-Umgebung stellte unsere auf Windows spezialisierten IT-Experten vor ungewohnte Aufgaben. Das bestehende System mit klassischen Tischapparaten wurde durch eine Teams-Telefonie-Applikation ersetzt. Diese neue Telefoninfrastruktur musste zudem die beiden Unternehmensstandorte miteinander verbinden. Die Herausforderung bestand darin, sowohl systemspezifische als auch organisatorische Anforderungen zu erfüllen, um eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit sicherzustellen.

Lösungsansatz

An erster Stelle stand die Integration der Festnetztelefonie in die bereits genutzte Microsoft-Teams-Umgebung der beiden Architekturbüros sowie die Bereitstellung einer Auswahl an Headsets. Solche Massnahmen verändern oft auch Prozesse und Gewohnheiten der Mitarbeitenden. So gehörte zur Lösung auch dazu, das Team davon zu überzeugen, dass das Arbeiten mit einem Headset komfortabel ist. In einem nächsten Schritt wurde die Türsprechstelle mit einem analogen Gateway an das System angebunden. Eine weitere Effizienzsteigerung findet dadurch statt, dass sämtliche Kontaktdaten aus dem ERP-System neu automatisch exportiert und mit den persönlichen Outlook-Kontakten synchronisiert werden. Somit stehen in Teams sämtliche Kontaktdaten zur Verfügung.

Ascano überzeugte uns unter anderem auch durch eine zielgerichtete Arbeitsweise ohne Extraloops.

Raffaele Falivena, Geschäftsführung, Leitung Ausführung, Carlos Martinez Architekten

Projektablauf

Raffaele Falivena, Geschäftsführung und Leitung Ausführung, berichtet:

Während der Pandemie haben wir erkannt, dass Teams die Kommunikation der Zukunft prägen wird. Deshalb haben wir unser System mit den Funktionalitäten einer Integrierten Lösung umgesetzt und alle Festnetzanschlüsse eliminiert. Die gesamte Projektabwicklung war äusserst effizient und verlief ohne jegliche Komplikationen. Die zielgerichtete Arbeitsweise des Ascano-Teams hat uns beeindruckt, da es keine unnötigen Schleifen oder Verzögerungen gab. Ascano verstand unsere Wünsche und Anforderungen von Anfang an, und ihre Lösungen passten perfekt zu unseren Bedürfnissen.

Durch die Telefonie-Anbindung über eine sichere Verbindung zwischen der Ascano-Providerinfrastruktur und Microsoft wird Teams zur Festnetz-Telefonie-Applikation. Die Datensicherheit wird durch die cloudbasierte Infrastruktur in einem Schweizer Rechenzentrum gewährleistet.

Roman Langenegger, Projektleiter Ascano Informatik AG, ergänzt:

Unsere Projektabwicklung ist unkompliziert: Wir bieten eine vollständige Beratung, eine reibungslose Umsetzung und einen zuverlässigen Betrieb – alles aus einer Hand. Effizient, kosteneffektiv und erfolgreich. Davon durften sich in diesem Fall auch die Carlos Martinez Architekten überzeugen.

Zusammenarbeit im Projekt

Die Zusammenarbeit mit dem Kunden war sehr angenehm und von gegenseitigem Vertrauen geprägt. Viele Mitarbeitende der Ascano Informatik AG kannten das Architekturbüro und dessen Bedürfnisse bereits seit einigen Jahren, was ein weiterer Vorteil war.

Erfolgsfaktoren des Projekts

Teams wurde bereits verwendet / Umgang war bekannt
Entscheidung zur Kommunikation mittels Teams wurde durch GL getätigt und gestützt
Lösungsorientiertes Projektmanagement
Kundennähe/Kenntnis vorhanden

Nutzen des Projekts

Reduktion der eingesetzten Kommunikationstools im Unternehmen
Standortunabhängiges Arbeiten
Mobile Integration
Vereinfachung der ICT-Umgebung
(weniger Applikationen)
Ein Ansprechpartner für die Kommunikationslösung

Empfehlungen und Learnings

Kundenbedürfnisse direkt in das Projekt einfliessen lassen
Projektteam möglichst klein halten
Projektteam temporär mit Spezialisten für Teilaufgaben ergänzen

Keybenefits von Microsoft Teams

Benefits	Beschrieb
Nahtlose Kommunikation	Microsoft Teams ermöglicht eine nahtlose Kommunikation in Echtzeit über Chat, Audioanrufe, Videoanrufe und Festnetztelefonie. Dadurch können Teams effizienter kommunizieren, unabhängig von ihrem Standort.
Anbindung öffentliches Festnetz	Durch diese Anbindung wird der Funktionsumfang erweitert und ermöglicht klassische Telefonanrufe über Teams. Anrufe können vom Smartphone/Tablet/Notebook ausgeführt werden. Eine Anrufübernahme zwischen den einzelnen Geräten ist möglich. Die angezeigte Telefonnummer entspricht der gewünschten Büronummer ihres Unternehmens.
Integration von Anwendungen	Teams bietet eine umfangreiche Integration von Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und SharePoint. Dies ermöglicht die einfache gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und die Zusammenarbeit an Projekten in einer zentralen Plattform.
Dateifreigabe und Zusammenarbeit	Teams ermöglicht die einfache Freigabe von Dateien und die Zusammenarbeit daran. Teammitglieder können Dateien direkt in Chatnachrichten anhängen oder in Teamkanälen speichern, was die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erleichtert.
Meeting-Funktionen:	Teams bietet umfangreiche Meeting-Funktionen, einschliesslich der Planung von Besprechungen, Video- und Audiokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Chat während eines Meetings. Dies ist besonders hilfreich für Remote-Arbeit und virtuelle Teammeetings.
Sicherheit und Datenschutz	Microsoft Teams bietet eine robuste Sicherheitsinfrastruktur und die Möglichkeit zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Dies umfasst Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Compliance-Funktionen, die sicherstellen, dass vertrauliche Informationen geschützt sind.
Skalierbarkeit	Teams ist skalierbar und kann an die Bedürfnisse von Unternehmen unterschiedlicher Grösse angepasst werden. Es kann sowohl von kleinen Teams als auch von grösseren Organisationen genutzt werden, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen.